Zeit und Energie sind wertvolle Ressourcen, über die wir nicht unendlich und maßlos verfügen können. Obwohl wir genau dies sicherlich alle sehr gut wissen, kommt uns dann in der Praxis diese Einsicht oftmals schnell wieder abhanden: Wir verbrauchen unsere Zeit, versuchen, den entstandenen Mangel durch einen Mehraufwand an Energie auszugleichen, und müssen letztlich feststellen, dass beide Ressourcen nahezu aufgebraucht sind. Ein bekanntes Folgesymptom ist Stress. Und Stress ist und bleibt ein wahrer Energiefresser.

Ein gutes Zeitmanagement ist damit zugleich immer auch die Voraussetzung für gutes Energiemanagement. Es geht darum, mit der verfügbaren Zeit bewusst und sinnvoll umzugehen, damit die begrenzten Ressourcen nicht unbedacht verschwendet werden. Nur so wird die Zeit nicht zum alles beherrschenden Faktor. Bestimmen Sie also den Einsatz Ihrer Zeit selbst, anstatt sich von Zeitnot und den Folgesymptomen beherrschen zu lassen. Hierzu gehört auch, wieder zu einer klaren Abgrenzung zwischen Arbeitszeit und Ruhephasen zu kommen, um der Erholung ihren angemessenen Stellenwert einzuräumen.

10 Tipps für Ihr Zeitmanagement

1planerische Arbeit.
2Schreiben Sie sich Ihre Termine und Aufgaben, auf und legen Sie einen realistischen Erledigungstermin fest.
3Erhalten Sie sich unbedingt gewisse Spielräume und Pufferzeiten, um auch auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können, ohne dass dabei Ihre Gesamtplanung zusammenbricht.
4Erledigen Sie die dringlichsten Aufgaben, wenn möglich, immer zuerst – auch wenn es sich um Aufgaben handelt, die Ihnen lästig erscheinen.
5Vorrang haben immer Ihre Kernaufgaben. Widmen Sie sich den nebensächlichen Dingen erst, wenn Sie Ihre Kernaufgaben erledigt haben.
6Geben Sie der Versuchung nicht nach, immer alles selbst erledigen zu wollen. Delegieren Sie stattdessen so viel wie möglich.
7Fokussieren Sie sich auf Ihre augenblickliche Tätigkeit und bringen Sie einmal angefangene Aufgaben unbedingt zu Ende, bevor Sie mit der nächsten beginnen.
8Viel Zeit geht durch eine schlechte Kommunikation verloren. Geben Sie eindeutige und unmissverständliche Anweisungen. – Vergewissern Sie sich selbst, dass Sie eine Aufgabe korrekt verstanden haben, bevor Sie mit der Arbeit loslegen. Unklare und missverständliche Zielvorgaben führen oft zu zeitintensiver Nacharbeit.
9Halten Sie Ordnung in Ihren Unterlagen und Notizen. Wer sich sagt: „Ich habe keine Zeit, meinen Schreibtisch aufzuräumen und meine Unterlagen zu sortieren“, verliert schnell den Überblick und braucht Zeit, um die Dinge zu suchen.
Überprüfen Sie Ihre persönliche Arbeitsorganisation, um Zeitdieben auf die Spur zu kommen.
10Die Redewendung Lieber spät als nie hat nur eine sehr eingeschränkte Gültigkeit. Oft ist es weitaus vorteilhafter, rasch und entschlossen zu handeln, als sich in einem Überperfektionismus mit unzähligen Detailfragen zu verheddern.

Sie können die genannten Tipps verwenden, um Ihr persönliches Zeitmanagement zu optimieren. Viele Menschen haben jedoch ihre ganz individuellen Gewohnheiten, die zu einem ineffektiven Umgang mit der Ressource Zeit führen. Ganz allgemein gesagt geht es also immer darum, eine Sensibilität für den eigenen Zeithaushalt zu entwickeln. Wenn Sie also fortwährend gegen die davonlaufende Zeit ankämpfen, überprüfen Sie zuerst Ihre eigenen Gewohnheiten und fragen Sie sich, an welcher Stelle Sie ansetzen können, sich selbst den Druck zu nehmen.

Trotz aller Maßnahmen werden sich immer wieder auch besondere Stressphasen einstellen, die dann Ihre ganze Energie und einen vollen Einsatz fordern. Solche Phasen werden für Sie kein großes Problem darstellen, wenn Sie über ausreichend Energiereserven verfügen. Erst wenn Sie ohnehin schon auf Reserve fahren, führt jede weitere Beanspruchung zu mitunter ernsten Schwierigkeiten. Was der eine fast noch mit links erledigt, pumpt den anderen völlig aus. Es kommt letztlich immer darauf an, wie es um die eigenen Energievorräte bestellt ist. Und niemand kann unaufhörlich von seiner Energie zehren, ohne jemals einen Zwischenstopp einzulegen und neu aufzutanken. Auch wenn wir es oft nicht wirklich wahrhaben wollen: Wer immer nur mit Vollgas fährt, wird zwangsläufig irgendwann ausgebrannt sein und anschließend allenfalls noch stockend vorwärts kommen.

An dieser Stelle ist eigenverantwortliches Handeln gefragt. Und hierbei kommen wir nochmals zurück zum Zeitmanagement. Denn ein gutes Zeitmanagement schließt mit ein, dass Sie sich ausreichend Zeit für sich selbst und zum Auffüllen Ihrer Energiereserven nehmen. Sie können die gerade für Ihren Beruf erforderliche Kraft nur dauerhaft beziehen, wenn sich Beanspruchung und Regeneration des Energiehaushaltes in einer ausgewogenen Balance befinden. Jede Einseitigkeit führt hier zu einem früher oder später eintretenden Leistungsabfall. Wenn Sie ganz bewusst Pausen einlegen und sich einen angemessenen Freiraum für Ruhe und Entspannung erhalten, sichern Sie sich damit Ihre Leistungsfähigkeit von morgen. Und solange Sie nicht erst abwarten, bis Ihre Reserven völlig aufgezehrt sind, können Sie selbst bestimmen, wann und wie Sie neue Energie tanken wollen.

Das Energiemanagement lässt sich allerdings nicht allein auf die Formel bringen, dass Arbeit grundsätzlich Energie verbraucht, während Freizeit immer neue Energie hervorbringt. Gerade wer seine Arbeit mit viel Freude und im Rahmen einer effizienten Zeitplanung angeht, kann sehr viel leisten, ohne dabei zwangsläufig in den roten Bereich zu geraten. Dennoch muss jeder Mensch hin und wieder völlig abschalten können und klar abgegrenzte Ruhezeiten jenseits jeglicher Art von Beanspruchung einlegen. Nur so werden Sie sich Ihre Leistungsfähigkeit dauerhaft erhalten und auch Stressphasen unbeschadet überstehen. Denken Sie also immer auch an Ihre ganz persönlichen Bedürfnisse und berücksichtigen Sie dabei die Gegebenheiten Ihrer Konstitution.


Autor
Stéphane Etrillard, Düsseldorf
secs Management Institute
Telefon: +49 (0211) 7 57 07 40
Telefax: +49 (0211) 75 00 53
Web: www.etrillard.com  
E-Mail: info@etrillard.com