Selbstverständlich muss es nicht immer der
„Holzhammer“ in Form einer Abmahnung sein, wenn Mitarbeiter
durch Fehlverhalten wie häufiges Zuspätkommen auffallen. Aber
innerhalb Ihrer Sanktionsmöglichkeiten darf die „Gelbe
Karte“ als letzte Warnung vor einer Kündigung nicht fehlen.
So gehen Sie vor:
1. Vor der Abmahnung Beweise
sichern
Der Einfachheit halber sollten Sie sich angewöhnen, Fehlverhalten Ihrer
Mitarbeiter routinemäßig zu protokollieren. Auf diese Weise haben Sie im Falle
des Falles alle notwendigen Unterlagen für Ermahnungen und Abmahnungen zur
Hand.
2. Vor der Abmahnung Verhältnismäßigkeit prüfen
Überlegen Sie bei Bagatelleverstößen, ob der Vorfall für eine Abmahnung
überhaupt ausreichend ist. Kein Richter wird Verständnis dafür haben, dass eine
einmalige Verspätung solch extreme Maßnahmen erfordert.
3. Bei der Abmahnung Formvorschriften beachten
Viele Abmahnungen sind schon allein deshalb nicht erfolgreich, weil die
äußere Form nicht rechtmäßig ist. Sie hat
schriftlich zu erfolgen und muss ganz konkret den Anlass und die
Beschreibung des Fehlverhaltens beinhalten:
„Sie sind am 22. Juli 2005 nicht zur Arbeit erschienen, ohne uns
darüber zu informieren. Am 28. Juli 2005 sind Sie erst gegen 11 Uhr zur
Arbeit angetreten, ohne dafür eine stichhaltige Begründung liefern zu
können.“
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Weiter muss dargelegt werden, worin die Pflicht des Mitarbeiters
bestanden hätte, damit in der Abgrenzung die Pflichtverletzung
klar wird:
„Sie haben jeden Tag pünktlich um 8 Uhr zur Arbeit zu erscheinen. Wenn
Sie dies nicht tun, haben Sie darüber unverzüglich Mitteilung zu
machen.“
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Schließlich legen Sie dar, welche Konsequenzen Ihrem Angestellten bei fortwährender Pflichtverletzung drohen:
„Wir
machen Sie daher darauf aufmerksam, dass wir bei ähnlichen
Pflichtverletzungen das Arbeitsverhältnis kündigen
werden.“
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Die Worte „Kündigung“ und „Abmahnung“
müssen zwar nicht zwingend formuliert werden, allerdings empfiehlt
es sich, weil sich dann niemand darauf berufen kann, dass ihm die Sache
unklar gewesen sei. Und: Mahnen Sie nur ein Fehlverhalten ab, denn bei
mehreren ist die Aktion nicht rechtmäßig.
4. Abmahnung unter
Zeugen
Lassen Sie sich den Erhalt der Abmahnung quittieren, am sichersten vor einem
neutralen Zeugen. Bei ausländischen Mitarbeitern müssen Sie sicherstellen, dass
diese in der Lage sind, das Dokument zu lesen und vor allem auch zu verstehen.
5. Zeitnah abmahnen Lassen Sie sich mit einer
Abmahnung nicht allzu viel Zeit. Die Richter vermuten dann, dass eine länger
zurückliegende Pflichtverletzung deshalb problematisiert wird, um eine aus
anderen Gründen gewollte Kündigung aussprechen zu können.
6. Abmahnung und
Betriebsrat
Zwar müssen Sie den Betriebsrat in diesem Stadium noch nicht informieren (erst
bei einer Kündigung), doch ist es ratsam.
Mögliche
Gegenreaktionen Vor der Aufnahme der
Abmahnung in die Personalakte ist der Mitarbeiter anzuhören. Will dieser Ihr
Vorgehen nicht akzeptieren, kann er eine Gegendarstellung aufnehmen lassen. Er
kann die Rechtmäßigkeit sogar erst im Falle einer späteren Kündigung vor dem
Arbeitsgericht anfechten – ist die Abmahnung nicht rechtsgültig und ist diese
Voraussetzung für die Kündigung, müssen Sie den Mitarbeiter weiter
beschäftigen. Häufig berufen sich Gekündigte auch erfolgreich darauf, dass
wiederholt abgemahnt worden sei und sie deshalb den Ernst der Lage (nämlich die
drohende Kündigung) nicht sahen. Mahnen Sie deshalb nur ab, wenn Sie im
Wiederholungsfalle wirklich kündigen möchten.
Vorsicht auch bei minderjährigen Auszubildenden – senden Sie auf jeden
Fall eine Kopie der Abmahnung an die Eltern, damit diese bei einer eventuellen
späteren Kündigung nicht darauf verweisen können, dass eine Information
unterblieben sei.
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